2021-08-05
Megbeszélések mindannyiunk életében vannak, és elvileg az a céljuk, hogy válaszoljanak a hol-is-vagyunk-mi-is-jön-most típusú kérdésekre, előremozdítsák a feladatok megoldását. Illetve hogy új energiával töltsenek fel, motiváljanak az előrehaladásban, és erősítsék a munkahelyi közösséget. Én például olyan típusú ember vagyok, aki legszívesebben másokkal együtt gondolkodik - beszélgetések közben jönnek az új ötleteim; közös gondolkodás kell ahhoz, hogy nagy felismeréseim megszülessenek; kell a rendszeres beszámolás ahhoz, hogy lássam, mivel vagyok elmaradva, és melyik feladatom lenne a legsürgősebb a többiek szempontjából. A munkatársakkal közös alkotás során új belső poénok teremtődnek, amiken még hetekig (évekig?) nevetünk, és ez további munkára motivál engem; és jó érzés összefutni a kollégákkal a folyosón és rájuk nézve tudni, hogy azonos, együtt tisztázott célokért dolgozunk. Ugyanakkor gyakran hallom, hogy a megbeszélés/meeting/értekezlet sok helyen felesleges valami, ami rendszertanilag a középkori kínzóeszközök kategóriáját gazdagítja, és a főnökök egyik kiemelten értelmetlen hatalomgyakorlási eszköze a szerencsétlen munkavállaló életében. Az önmegadók csak végigszenvedik, és megpróbálják a telefonjukkal elütni az időt, az élelmesebbek bevisznek egy határidőnaplót vagy legalább egy füzetet, mintha jegyzetelnének, és jobb híján megpróbálják a munka utáni bevásárlólista összeállításával, vagy a következő napi feladatok végiggondolásával hasznosabbá tenni az ottlétet.
A meetinget ugyanakkor vitán felül meghatározza a főnök vagy a megbeszélés összehívója. Ha ilyen szerepben vagy, neked van a leginkább esélyed arra, hogy javíts ezen az állapoton. Ez a bejegyzés azokat a szempontokat veszi sorra, amiket Te tehetsz azért, hogy az általad összehívott megbeszélés hatékonyabb legyen.
1. Készülj fel a megbeszélésre!
Fogj egy post-itet / füzetet / google-doksit a gépeden / trello-kártyát a telefonodon, és írd össze, mi fog történni! Mik azok a témák, amiknek szóba kell kerülnie? Milyen döntéseket vársz a végén? Kiknek a feladatvállalására számítasz? Kiknek a szempontjaira számítasz? Mik azok a témák, amikről feltétlenül döntéseket kell hozni, mik azok, amik csak tájékoztató jellegűek, mik azok, amikben némi ötletelésre lenne szükség? (Az értekezletre való felkészülésről egy külön bejegyzésben itt olvashatsz.)
2. Válassz alkalmas helyet!
Az alkalmas hely olyan, ahol
3. Gondold végig, hogy kit hívsz meg!
Leghatékonyabban 3-5, de max. 8 ember tud együtt dolgozni egy megbeszélésen. Vannak ennél nagyobb létszámú meetingek is, de azoknak jól körül kell járni a célját, hogy értelmük legyen.
Így jól gondold végig, hogy
4. Tisztázd a megbeszélés időkorlátait az elején!
… Vagy már a meghívó emailben / naptármeghívóban. És a legfontosabb trükk: tartsd be! Nincs olyan fontos gondolat vagy égető vita, ami indokolja a túlhúzást -- inkább beszéljetek meg egy új időpontot. (Ez egyébként nem igaz, vagy olyan, hogy vészhelyzet, de azok a megbeszélések másik kategóriába tartoznak.) Én is sokat tudok beszélni, éppen ezért rengeteget gyakoroltam (és gyakorlom máig) az időtartást -- és a profizmus lenyűgöző jelének tartom azt, amikor valaki azt mondja az elején, hogy 90 (vagy 60 vagy 47,5 vagy akármennyi) perc lesz a megbeszélés, és tényleg annyi!
5. Legyen jegyzőkönyv!
A jegyzőkönyv (vagy emlékeztető vagy hívd, ahogy szeretnéd) nem azért van, hogy hivatalosabban nézzen ki a dolog, vagy eltávolítson a való élettől. A fontos funkciókról és a jó jegyzőkönyvekről nemsokára olvashatsz külön, úgyhogy most csak annyit emelnék ki, hogy
6. Tisztázd a megbeszélés elején röviden az eddig végiggondoltakat, vagyis
Ezeket az alapfeltételeket már mostantól elkezdheted gyakorolni. Fontos tanács még, hogy az elején kell egy kis idő, míg a munkatársak hozzászoknak, hogy tényleg számíthatnak ezekre a keretekre, de tarts ki, és legalább 5 egymás utáni megbeszélésen különösen figyelj arra, hogy véletlenül se legyen hosszabb az ígértnél!
Addig pedig, amíg ezek már begyakorlottan mennek, én nemsokára visszatérek a következő résszel!
Pótó Judit