Hogyan vezess értekezletet? I. rész

2021-08-05

Megbeszélések mindannyiunk életében vannak, és elvileg az a céljuk, hogy válaszoljanak a hol-is-vagyunk-mi-is-jön-most típusú kérdésekre, előremozdítsák a feladatok megoldását. Illetve hogy új energiával töltsenek fel, motiváljanak az előrehaladásban, és erősítsék a munkahelyi közösséget. Én például olyan típusú ember vagyok, aki legszívesebben másokkal együtt gondolkodik - beszélgetések közben jönnek az új ötleteim; közös gondolkodás kell ahhoz, hogy nagy felismeréseim megszülessenek; kell a rendszeres beszámolás ahhoz, hogy lássam, mivel vagyok elmaradva, és melyik feladatom lenne a legsürgősebb a többiek szempontjából. A munkatársakkal közös alkotás során új belső poénok teremtődnek, amiken még hetekig (évekig?) nevetünk, és ez további munkára motivál engem; és jó érzés összefutni a kollégákkal a folyosón és rájuk nézve tudni, hogy azonos, együtt tisztázott célokért dolgozunk.

Ugyanakkor gyakran hallom, hogy a megbeszélés/meeting/értekezlet sok helyen felesleges valami, ami rendszertanilag a középkori kínzóeszközök kategóriáját gazdagítja, és a főnökök egyik kiemelten értelmetlen hatalomgyakorlási eszköze a szerencsétlen munkavállaló életében. Az önmegadók csak végigszenvedik, és megpróbálják a telefonjukkal elütni az időt, az élelmesebbek bevisznek egy határidőnaplót vagy legalább egy füzetet, mintha jegyzetelnének, és jobb híján megpróbálják a munka utáni bevásárlólista összeállításával, vagy a következő napi feladatok végiggondolásával hasznosabbá tenni az ottlétet.
A meetinget ugyanakkor vitán felül meghatározza a főnök vagy a megbeszélés összehívója. Ha ilyen szerepben vagy, neked van a leginkább esélyed arra, hogy javíts ezen az állapoton. Ez a bejegyzés azokat a szempontokat veszi sorra, amiket Te tehetsz azért, hogy az általad összehívott megbeszélés hatékonyabb legyen.

Első szint - gyors és könnyű lépések:

1. Készülj fel a megbeszélésre!
Fogj egy post-itet / füzetet / google-doksit a gépeden / trello-kártyát a telefonodon, és írd össze, mi fog történni! Mik azok a témák, amiknek szóba kell kerülnie? Milyen döntéseket vársz a végén? Kiknek a feladatvállalására számítasz? Kiknek a szempontjaira számítasz? Mik azok a témák, amikről feltétlenül döntéseket kell hozni, mik azok, amik csak tájékoztató jellegűek, mik azok, amikben némi ötletelésre lenne szükség? (
Az értekezletre való felkészülésről egy külön bejegyzésben itt olvashatsz.)

 

2. Válassz alkalmas helyet!

Az alkalmas hely olyan, ahol

  • Mindenki elfér egy körben ülve. Az előadóterem, ahol a szerepek automatikusan beállnak “előadó-hallgató” felosztásra, pl. nem ilyen.
  • Nincs átjáróház. Ha nincs más hely, mint a munkahelyi kiskonyha, mert a tárgyalóban is épp megbeszélnek, legalább csukjátok be az ajtót, és írjátok ki, hogy “megbeszélés van, csak akkor gyere be, ha muszáj”.
  • Nem túl ingergazdag a környezet. Vannak emberek (saját tapasztalat), akikkel nem lehet kávézókban, vagy utcára néző nagyablakos tárgyalókban megbeszélni, mert azonnal lekötik a figyelmüket a háttérben mászkáló emberek / autók / ügyetlen parkolási manőverek / akármi, ami nem a megbeszélés tárgya. Ez egyébként nem baj, csak számíts erre, és keressetek olyan helyet, ahol ez a kísértés nem fenyeget.
  • Nem visszhangos, és lehet érteni egymást. A túl nagy és a túl kicsi hely is probléma. Túl kicsi helyen beszorul a levegő, és mindenki csak azt várja, hogy menjünk már. Ha pedig az emberek túl távol ülnek egymástól, akkor nem teremtődik meg az “együtt gondolkodunk” - érzés; visszhangos helyen ráadásul egy idő után fárasztó a folyamatos koncentráció arra, hogy halljuk a másikat messziről, és az ember esetleg cikinek találja, hogy tizedszer is elmondja, hogy “beszélj hangosabban, kérlek”, így inkább nem figyel oda többé.

 

3. Gondold végig, hogy kit hívsz meg!
Leghatékonyabban 3-5, de max. 8 ember tud együtt dolgozni egy megbeszélésen. Vannak ennél nagyobb létszámú meetingek is, de azoknak jól körül kell járni a célját, hogy értelmük legyen. 

Így jól gondold végig, hogy 

  • kit érint a feladat, 
  • ki az, aki jó, ha tud a dologról, 
  • kinek a külső szakértelmére/szempontjaira van szükséged, 
  • hogy lehet elérni, hogy mindezek a szempontok ne eredményezzenek 8-nál több embert (vagyis esetleg kit lehet kihagyni).

 

4. Tisztázd a megbeszélés időkorlátait az elején!
… Vagy már a meghívó emailben / naptármeghívóban. És a legfontosabb trükk: tartsd be! Nincs olyan fontos gondolat vagy égető vita, ami indokolja a túlhúzást -- inkább beszéljetek meg egy új időpontot. (Ez egyébként nem igaz, vagy olyan, hogy vészhelyzet, de azok a megbeszélések másik kategóriába tartoznak.) Én is sokat tudok beszélni, éppen ezért rengeteget gyakoroltam (és gyakorlom máig) az időtartást -- és a profizmus lenyűgöző jelének tartom azt, amikor valaki azt mondja az elején, hogy 90 (vagy 60 vagy 47,5 vagy akármennyi) perc lesz a megbeszélés, és tényleg annyi!

 

5. Legyen jegyzőkönyv!
A jegyzőkönyv (vagy emlékeztető vagy hívd, ahogy szeretnéd) nem azért van, hogy hivatalosabban nézzen ki a dolog, vagy eltávolítson a való élettől. A fontos funkciókról és a jó jegyzőkönyvekről nemsokára olvashatsz külön, úgyhogy most csak annyit emelnék ki, hogy

  • Kérj meg valakit, hogy jegyzeteljen a megbeszélés alatt (jó, ha nem te vagy az, így a beszélgetés vezetésére és az emberekre tudsz koncentrálni);
  • Mindenképp szerepeljen a jegyzetek között az, amiről közös döntést hoztatok -- ilyenkor akár meg is kérheted a jegyzetelőt, hogy olvassa fel, mit írt le (mi volt a téma, milyen határidő kapcsolódik hozzá, kiderült-e a felelős, mi volt a tartalom, milyen feladatok derültek ki -- és szerepelnek-e ezek az emlékeztetőben);
  • Legfontosabb: gondoskodj arról, hogy a jegyzőkönyv igen gyorsan elérhető legyen mindenki számára: küldd el emailben, vagy rakd fel a közös google-drivera, vagy a céges közös tárhelyre valahova, és erről küldj egy külön emailt, stb.

 

Ez se rossz jegyzőkönyv kezdetnek, de inkább válasszunk online felületet!

 

6. Tisztázd a megbeszélés elején röviden az eddig végiggondoltakat, vagyis

  • Sorold fel a témákat, a megbeszélés céljait!
  • Mondd el, mennyi idő lesz a megbeszélés!
  • Mondd el, ki jegyzetel, és mikorra lesz kész a jegyzőkönyv!

Ezeket az alapfeltételeket már mostantól elkezdheted gyakorolni. Fontos tanács még, hogy az elején kell egy kis idő, míg a munkatársak hozzászoknak, hogy tényleg számíthatnak ezekre a keretekre, de tarts ki, és legalább 5 egymás utáni megbeszélésen különösen figyelj arra, hogy véletlenül se legyen hosszabb az ígértnél! 
Addig pedig, amíg ezek már begyakorlottan mennek, én nemsokára visszatérek a következő résszel!

 

Pótó Judit